這份 Power BI Desktop 教學適合已會使用 Excel、第一次接觸 Power BI 的讀者。你會從安裝開始，練習匯入銷售資料、使用 Power Query 檢查格式，再製作可依地區篩選的銷售報表，最後儲存成果並了解雲端發佈的條件。
請先準備可執行 Power BI Desktop 的 Windows 電腦（Power BI桌面版沒有原生MacOS版本，需要再windows環境中運行）。第一次練習不必先學程式設計；可以先完成一份能核對數字的報表，再逐步學習資料模型與 DAX。
一、Power BI 是什麼？怎麼安裝？
1. Power BI 有哪些主要功能？
Power BI 是微軟推出的資料分析與視覺化工具，可連接 Excel、資料庫與其他資料來源，協助你整理資料、建立模型，並製作互動式報表。
初學時，先分清楚兩個常用工具：
本文主要使用 Power BI Desktop。報表完成後，再介紹如何發佈到 Power BI Service，以及分享前要確認的條件。
2. Power BI 適合哪些人使用？
如果你經常需要整理 Excel 資料、追蹤業績或製作營運報表，可以從 Power BI 開始練習。例如：
- 業務人員：比較產品、地區或客戶的銷售表現。
- 財務與營運人員：彙整定期資料，追蹤成本與營運指標。
- 主管與專案負責人：透過報表檢視進度，找出需要追查的變化。
- 學生與資料分析新手：練習從原始資料到視覺化報表的基本流程。
沒有程式設計經驗，也能先透過圖形介面完成資料匯入、基本清理與圖表製作。當你需要更複雜的計算或分析，再逐步學習 DAX 與資料建模。
3. Power BI Desktop 下載前，要確認哪些條件？
Power BI Desktop 是免費的 Windows 桌面應用程式。你可以先用它整理資料、建立模型與製作本機報表；團隊分享另受 Power BI Service 的授權、工作區權限與容量設定影響。
下載前，先確認以下項目：
詳細版本條件請以 Microsoft 官方系統需求與安裝說明為準。
4. Microsoft Store 與安裝檔，應該選哪一種？
Power BI Desktop 主要有兩種安裝方式。兩者都能取得最新版本，選擇時主要看更新方式與公司的軟體管理政策。
Power BI Service 中的下載入口也可以帶你取得 Desktop，但不是另一套具有不同分析功能的 Desktop 版本。
如果公司使用 Power BI Report Server，請先向 IT 確認是否需要對應的 Power BI Desktop for Report Server，不要直接以一般版本取代。
使用 Microsoft Store 安裝
① 開啟 Microsoft 官方安裝說明，進入其中的 Microsoft Store 下載入口。 ② 確認應用程式名稱為 Power BI Desktop，再選擇「安裝／取得」。 ③ 安裝完成後，從 Windows「開始」功能表搜尋並開啟 Power BI Desktop。
使用官方安裝檔安裝
① 從 Microsoft Power BI Desktop 下載中心取得受支援的 64 位元安裝檔。 ② 開啟下載的 .exe 檔案；若出現權限提示，依公司政策操作，沒有權限時請聯絡 IT。 ③ 依安裝精靈確認授權條款與安裝位置，完成安裝。 ④ 從 Windows「開始」功能表啟動 Power BI Desktop。
安裝完成後，可在「說明」中的「關於」查看版本資訊。若團隊會交換 .pbix 檔案，也應確認彼此使用的版本，避免較舊版本無法開啟較新版本建立的檔案。
5. Mac 使用者如果想使用 Power BI 應該怎麼辦？
Power BI Desktop 目前沒有原生 macOS 版本，無法把 Windows 安裝檔直接安裝在 macOS 上。先依你的任務選擇使用方式：
Power BI Service 也有網頁製作功能，但不能假設它和 Desktop 的資料連接、建模與操作步驟完全相同。
如果考慮在 Mac 上透過虛擬化執行 Windows，應先由 IT 確認晶片架構、Windows 環境、資料來源驅動程式與授權是否適用，再決定是否採用。
6. 安裝完成後，先設定與檢查什麼？
① 開啟 Power BI Desktop，確認能進入主畫面，並找到「取得資料」。 ② 如需調整介面語言，可至「檔案」→「選項與設定」→「選項」查看語言或區域設定，依提示重新啟動。介面語言改變不會自動翻譯資料內容。 ③ 開始下一章的 Excel 練習，確認可以匯入資料並儲存 .pbix 檔案。
本機匯入資料、製作與儲存基本報表，不必先完成 Power BI Service 登入。需要發佈至服務或使用雲端資源時，再依組織規定登入適用帳號。
Microsoft Store 安裝版支援自動更新；使用官方安裝檔時，則應依更新提示或公司的版本管理安排更新。
7. 下載與安裝遇到問題怎麼辦？
排除問題時，先記錄安裝來源、Desktop 版本與完整錯誤訊息，方便 IT 或支援人員判斷，不要只反覆下載相同檔案。
完成安裝後，就可以進入下一章，用四筆模擬銷售資料做出第一份報表。
二、Power BI Desktop 教學：完成第一份報表的 5 個步驟
以下用一份模擬銷售資料練習。請在 Excel 建立下表，將工作表命名為 Sales，並儲存檔案。
這次要回答兩個問題：各產品的銷售額是多少？切換地區後，結果如何變化？
完成後，全部資料的銷售額應為 3,000；篩選台北時應為 1,800。你可以用這兩個數字核對報表是否正確。
以下介面名稱可能隨 Power BI Desktop 版本與語言設定略有差異，操作時請以功能用途對照。
1. 如何將 Excel、CSV 與資料庫匯入 Power BI？
Power BI Desktop 可連接 Excel、CSV 與資料庫等來源。第一次練習先使用剛才建立的 Excel 檔案：
① 在「常用／首頁」選擇「取得資料」→「Excel 活頁簿」。 ② 開啟檔案，在導覽器勾選 Sales 工作表，確認預覽包含日期、地區、產品與銷售額。 ③ 選擇「轉換資料」，進入 Power Query 編輯器，先檢查資料再載入。
若「載入」或「轉換資料」按鈕呈現灰色、無法點選，請先確認是否已勾選要匯入的工作表。
如果你的資料是 CSV 檔案，請改用以下步驟：
① 選擇「取得資料」→「文字／CSV」，開啟檔案。 ② 在預覽畫面確認中文顯示正常，且各欄資料有正確分開；若出現亂碼或所有資料擠在同一欄，請調整檔案編碼或分隔符號。 ③ 選擇「轉換資料」，進入 Power Query 檢查欄位與資料類型，再繼續下一步。
2. 如何使用 Power Query 清理資料？
在 Power Query 編輯器中，先檢查這份練習資料：
① 確認第一列已成為欄位名稱；若仍顯示 Column1、Column2，可使用「使用第一個資料列作為標頭」。 ② 將「日期」設為日期類型，「地區」與「產品」設為文字，「銷售額」設為整數或適合金額的小數類型。 ③ 檢查是否有空白列或錯誤值。若真實資料缺少金額，先確認原因，不要直接把所有空值補成 0。 ④ 檢查右側「套用的步驟」，確認轉換沒有誤刪資料，再選擇「關閉並套用」。
完成後，點選「關閉並套用」，回到 Power BI Desktop。若使用前面的練習資料，應可在右側資料窗格找到 Sales 資料表，展開後會看到「日期、地區、產品、銷售額」四個欄位。
如果銷售額被辨識為文字，後續圖表可能無法正確加總，因此資料類型是這一步的檢查重點。
3. 如何建立資料模型與資料表關聯？
這次練習只有 Sales 一張資料表，可以直接製作圖表，不必額外建立關聯。當你之後同時使用「銷售明細」與「產品資訊」時，才需要檢查資料表之間如何連接。例如，產品資訊中的每個產品編號應只有一筆，銷售明細則可有多筆相同產品編號。
在模型檢視中，以兩張表的「產品編號」建立關聯，確認欄位資料類型一致，並檢查是否符合「產品資訊一筆、銷售明細多筆」的一對多關係。若出現非預期的多對多關係，先檢查產品資訊是否有重複編號。
4. 如何製作圖表與視覺化報表？
回到報表檢視，先製作產品銷售額圖表：
① 在畫布新增叢集直條圖。 ② 將 Sales 的「產品」放到 X 軸，「銷售額」放到 Y 軸。 ③ 確認銷售額採用「加總」，而不是「計數」。圖表應顯示 A 為 2,000、B 為 1,000。 ④ 在空白處新增「交叉分析篩選器」，放入「地區」欄位。 ⑤ 選取台北，確認圖表變為 A：1,200、B：600；清除篩選後，應恢復全部資料。
如果圖表顯示筆數而不是金額，請先檢查銷售額是否被辨識為文字，再檢查彙總方式。
最後將圖表標題改為「各產品銷售額」，並補上適合的金額單位。這樣讀者才能知道圖表在比較什麼。
5. 如何儲存報表並發佈到 Power BI Service？
先選擇「檔案」→「儲存」，將報表存成 .pbix 檔案。完成本機練習後，再依需要發佈到 Power BI Service：
① 在 Power BI Desktop 選擇「發佈」。 ② 登入可使用 Power BI Service 的帳號。 ③ 選擇你有權使用的工作區。 ④ 完成後開啟網頁報表，核對圖表與地區篩選結果。
發佈成功不代表同事已能瀏覽。與他人分享前，仍須確認授權、內容所在容量及存取權限；相關差異見第四章。
如果目前只想自學，到儲存 .pbix 檔案這一步，就已完成第一份本機報表，不必為了練習立即購買分享授權。
三、Power BI 自學下一步：Power Query、DAX 與視覺化
1. Power Query：從基本清理到資料整合
完成第一份報表後，可以再練習以下操作：
- 使用「合併查詢」，依共同欄位連接兩張資料表。
- 使用「附加查詢」，將欄位結構相同的資料上下合併。
- 使用「取消資料行樞紐」，將分散在多個月份欄位中的數值整理成適合分析的長表。
- 透過資料行品質與分佈檢查，找出空值、錯誤與異常值。
處理支援查詢折疊的資料來源時，部分轉換可交由來源端執行，有助於減少資料傳輸與本機處理負擔。是否能折疊取決於資料來源與轉換步驟；本篇 Excel 練習不必先處理這個進階主題。
2. DAX：建立會隨篩選條件變化的量值
DAX 可用來建立量值與計算欄位。完成前面的 Sales 練習後，可選擇「新增量值」，輸入：
總銷售額 = SUM(Sales[銷售額])
資料表與欄位名稱必須和你的檔案一致。將這個量值放入卡片視覺效果，未篩選時應顯示 3,000；選取台北時應顯示 1,800。
這個公式計算目前篩選條件下的銷售額。若要比較每月結果，還需要在圖表中加入適當的年月欄位，不能只靠 SUM 公式就自動得到每月分析。
初學時，先理解「篩選條件改變，量值結果也會改變」，再逐步練習平均值、占比及時間比較。
3. 視覺化：依分析問題選擇圖表
圖表的用途是協助讀者回答問題。可以先依下表選擇，再調整顏色、標題與標籤：
設計完成後，先檢查數字是否正確、標題是否清楚，以及篩選後的結果是否符合預期，再處理裝飾與配色。
四、Power BI 報表上雲端後，如何分享與協作？
1. 發佈後要檢查什麼？
在 Power BI Service 開啟報表後，先檢查：
- 圖表、金額格式與篩選結果是否和 Desktop 一致。
- 報表是否發佈到正確的工作區。
- 預計瀏覽報表的人是否具有存取權。
- 資料來源更新後，報表要如何取得新資料。
發佈與資料重新整理是不同的事情。 將 .pbix 檔案發佈到服務後，原始 Excel 或資料庫的變動不一定會自動反映在報表中。
如果使用本機或內部網路的資料來源，設定雲端重新整理時，可能需要資料閘道與資料來源認證。請依實際來源檢查，不要只因報表已上傳，就認為之後會自動更新。
2. 如何設定報表分享權限？
先確認對方需要「瀏覽報表」還是「共同編輯」，再設定權限。取得報表連結不代表已取得存取權，也不代表可以編輯或下載 .pbix 檔案。
因此，分享前請同時檢查授權、容量與權限。若對方仍看到升級或無法存取的提示，不能只靠重新寄送連結解決。
授權條件可能調整，實際設定請參考 Microsoft Power BI 授權與功能說明。
3. 如何進行團隊協作？
團隊共同維護報表時，可以透過 Power BI Service 工作區安排成員與角色。先區分誰負責資料來源、誰製作報表，以及誰只需要瀏覽，再依工作需要配置權限。
建議先確認三件事：
- 資料由誰維護： 原始檔案、資料庫認證與重新整理失敗時，應由誰處理。
- 指標如何計算： 銷售額、毛利等指標應有一致定義，避免各自建立不同版本。
- 報表由誰修改： 指定維護者，並約定修改與發佈流程，降低誤覆蓋或版本混亂的情況。
先把這些責任說清楚，再擴大使用人數，會比單純把報表連結寄給所有人更容易管理。
五、Power BI 企業導入要注意什麼？從個人使用到團隊落地
Power BI 從個人分析工具走向企業正式使用後，還需要確認資料整合、權限、協作、治理與長期維運是否能支撐組織需求。
1. 企業導入前應先確認哪些需求？
企業導入 Power BI 前，建議先確認以下問題：
- 誰會使用？ 是分析師製作報表、主管查看 Dashboard，還是希望讓業務人員自主分析？
- 資料從哪裡來？ 是 Excel 為主，還是需要整合 ERP、CRM 與多套資料庫？
- 是否需要多人協作？ 如果報表需要跨部門分享，應同步評估工作區、權限與授權模式。
- 資料口徑如何管理？ 當多人建立報表時，需要避免相同 KPI 出現不同計算方式。
- 未來使用規模多大？ 個人使用與數十、數百人的企業部署，在授權、治理與維運方式上差異很大。
2. 個人學習與企業正式導入有什麼不同？
如果只是學習 Power BI，可以先完成本文的 Desktop 練習；如果要導入企業，則應拿實際資料、使用人數與部署要求進行驗證。
3. 想讓業務團隊一起用數據，推薦從 FineBI 開始
完成前面的 Power BI 練習，你已經了解資料匯入、清理與圖表製作的基本流程。如果下一步是讓業務、財務與營運同事都能自己分析資料，我們更推薦 FineBI，因為它使用門檻更低，更易上手。
用視覺化操作，把日常資料整理成分析素材
每個月收到新的 Excel，往往還要篩選、合併與重新彙總。FineBI 提供視覺化資料準備功能，可進行資料過濾、分組彙總、合併資料表與列欄轉換，讓業務人員透過介面完成常見整理工作。
對剛學會製作第一份報表的人來說，這是一條容易接續的學習路徑：先整理熟悉的業務資料，再把分析結果做成可持續使用的看板。
從一張圖表，延伸到能追查問題的業務看板
FineBI 支援拖曳欄位製作圖表，並提供圖表推薦、多維下鑽與聯動分析。你可以先查看整體銷售表現，再依地區、產品或部門逐步查看明細。
例如，主管發現某個地區銷售下滑時，可以在看板中切換條件，進一步查看產品組合與業績分布。這樣的互動方式，讓報表成為日常追查問題的工作入口。
共用資料與指標，讓跨部門討論有一致基礎
當使用人數增加，團隊需要處理的問題也會從「圖表怎麼做」變成「大家看的數字是否一致」。
FineBI 提供公共資料中心與權限管理能力，讓企業集中管理可共用的資料，再依角色開放存取範圍。業務與財務可以基於共同定義的指標製作分析，減少各自維護 Excel、反覆核對版本的負擔。
對有內網使用要求的企業，FineBI 也支援私有化部署，讓資料分析平台能納入公司既有的 IT 管理架構。
想進一步了解兩款工具在資料處理、視覺化與部署上的差異，可以閱讀：FineBI 與 Power BI 完整比較。
如果你的目標是讓更多同事親自使用資料、完成分析，我們推薦你直接試用 FineBI。就從本文的銷售資料開始，練習資料整理、產品銷售分析與地區篩選，再換成自己部門的資料，做出第一份真正用得上的業務看板。
以上就是本次Power BI 教程的全部啦！對於Power BI是否免費、Power BI for mac等問題，你是否都有答案了呢？如果對你有幫助的話，歡迎持續關注我喔～
