Template Laporan Harian Gratis

Apakah Anda cemas ketika membuat laporan harian? 

Laporan harian adalah alat penting bagi banyak bisnis untuk melacak operasi harian mereka dan memastikan kelancaran alur kerja. Namun, proses pembuatan laporan harian secara manual bisa jadi membosankan dan memakan waktu, terutama bagi perusahaan yang membutuhkan laporan harian, mingguan, atau bulanan. 

Banyak karyawan yang menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk mengumpulkan data dan memformat laporan harian. Tugas yang berulang dan monoton ini tidak hanya membuang waktu yang berharga tetapi juga menghambat produktivitas dan mempengaruhi efisiensi kerja perusahaan secara keseluruhan. 

Baru-baru ini saya mendengar cerita menarik dari seorang teman HR. Perusahaan mereka sedang merekrut untuk posisi asisten penjualan, dan seorang kandidat yang sangat berpengalaman dengan kualifikasi yang sangat baik akan menerima tawaran. Namun saat ditanya apakah dirinya bersedia merangkum laporan penjualan, sang kandidat berdiri dan dengan tegas menyatakan tidak akan melakukannya. 

Teman HR saya bingung dan bertanya kepada saya, “Apakah laporan harian dan bulanan itu menakutkan? Bukankah hanya merangkum data setiap hari? Apakah itu berlebihan?” 

Meskipun saya bersimpati dengan teman HR saya, saya dapat memahami kepedihan para tenaga penjualan yang disiksa oleh Excel untuk membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan. Laporan-laporan ini tentunya tidak sesederhana sekedar mengisi angka dan menulis ringkasan di hadapan orang lain.

Langkah-langkah umum pembuatan laporan harian di Excel 

Membuat laporan pekerjaan harian dengan Excel dapat diibaratkan seperti mengulang pekerjaan yang sama secara manual setiap hari atau bulan. 

Hal ini mencakup pengambilan data, pembuatan dan pemformatan template laporan harian atau bulanan, penambahan rumus, penggunaan tabel pivot, VBA, makro, pengisian data, penyelesaian laporan, ekspor, dan pengiriman ke supervisor melalui email.

Langkah-langkah umum membuat laporan harian di Excel

Sebenarnya bukan hanya penjual ini saja. Banyak perusahaan kini menerapkan sistem laporan kerja harian, mingguan, dan bulanan. Posisi di bagian penjualan dan produksi memerlukan laporan harian dan bulanan. 

Meskipun ia bertujuan untuk mendapatkan manajemen dan feedback yang lebih baik, energi setiap orang terbatas. Berbagai pembuatan laporan harian dan bulanan yang manual dan formal sangat memakan waktu, dan terkadang tanpa disadari Anda bisa menjadi “mesin pembuat laporan” yang sebenarnya.

Mempermudah Pembuatan Laporan Harian

“Mengapa tidak menghapuskan sistem laporan kerja harian, mengingat betapa membosankan dan memakan waktu untuk membuatnya?”

“Tentu saja tidak!” 

Ambil contoh perusahaan manufaktur. Memantau kemajuan proyek dan data produksi setiap hari sangatlah penting. Meskipun membuat laporan ini membosankan dan berulang-ulang, perusahaan harus menggunakan laporan harian untuk menjaga data produksi agar tetap terkendali secara real-time. 

Karena sistem laporan kerja sehari-hari tidak bisa dihilangkan, adakah cara atau alat untuk membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan dengan cepat, yang idealnya dapat dibuat secara otomatis?

Untuk laporan kerja harian mengenai ringkasan dan rencana kerja, tidak mungkin dibuat secara otomatis. Namun, untuk laporan statistik harian dan mingguan, pembuatan laporan ini secara otomatis sangat mungkin dan praktis. 

Ada tiga poin utama: ekstraksi data otomatis, pembuatan template laporan harian secara otomatis, dan penerbitan laporan otomatis. 

• Ekstraksi data secara otomatis berarti terhubung langsung ke database melalui alat pembuat laporan seperti FineReport, tidak perlu lagi memasukkan data secara manual. Data yang diperlukan dapat langsung dimasukkan ke dalam alat pembuat laporan saat membuat laporan.
• Pembuatan template laporan harian secara otomatis berarti Anda hanya perlu membuat template laporan harian atau mingguan atau format laporan harian satu kali, lalu Anda dapat menggunakannya langsung di kemudian hari dengan memasukkan data setiap hari.
• Penerbitan laporan secara otomatis berarti mengatur Pengelolaan Jadwal Tugas sehingga laporan mingguan beserta datanya dapat dipublikasikan di platform atau dikirim ke orang tertentu pada waktu tertentu tanpa mengirimkan laporan secara manual ke supervisor Anda setiap hari pada menit-menit terakhir.

Bagaimana ketiga fungsi tersebut dapat dicapai? Apakah rumit? 

Jangan khawatir, kami pasti punya cara! 

Lihat gambar di bawah ini: ini adalah laporan otomatis yang saya buat dengan FineReport, yang dapat menghasilkan laporan harian dan mingguan atau menggunakan kembali format laporan harian hanya dengan satu klik.

Tiga Langkat Pembuatan Laporan Harian Secara Otomatis

Untuk mencapai otomatisasi laporan harian dan bulanan, Anda hanya perlu menyelesaikan tiga masalah: 

• Bagaimana cara memperoleh data secara otomatis sebelum membuat laporan pekerjaan harian?
• Cara membuat template laporan harian secara otomatis untuk aplikasi langsung di masa mendatang？
• Bagaimana cara mempublikasikan atau mengirim laporan harian secara otomatis setelah laporan selesai? 

Di bawah ini, saya akan menganalisis satu per satu bagaimana FineReport memecahkan tiga masalah besar tersebut dan membebaskan pembuat laporan dari siksaan laporan yang bersifat tetap dan berulang seperti laporan harian dan mingguan! 

Anda dapat mengunduh FineReport versi gratis dan membuat laporan harian selangkah demi selangkah bersama saya. 

1. Ekstraksi data secara otomatis

Jika saya adalah pemimpin tim di perusahaan manufaktur yang memproduksi produk di jalur produksi, salah satu tugas harian saya adalah menulis laporan kerja harian berdasarkan data produksi hari ini. Hal ini menimbulkan masalah: jika atasan saya ingin memeriksa data laporan kerja harian atau mingguan saya, dari mana saya dapat datanya? Karena semua data ada dalam tumpukan Excel sheet, jika perusahaan tidak memiliki sistem perencanaan produksi, bagaimana cara mengekstrak datanya? 

Bagi perusahaan dengan tingkat informasi yang lebih tinggi, masalah ini mudah diselesaikan dengan memasukkan indikator produksi dan mengembangkan sistem perencanaan produksi. Data laporan dapat langsung diambil dari sistem. Namun, bagi sebagian besar perusahaan, tidak ada sistem perencanaan produksi yang lengkap untuk mendukung pembangunan platform pelaporan, dan kemajuan produksi hanya dapat diringkas dan dicetak di Excel atau dicatat di papan tulis produksi untuk mengatur tempat produksi. Tugas mengekstraksi data untuk pembuatan laporan bisa menjadi sangat sulit. 

Hal inilah yang menyebabkan banyak orang tidak bisa mendapatkan data yang diinginkan saat membuat laporan pekerjaan harian, atau tidak bisa memasukkan data yang diinginkan ke dalam laporan harian. Setelah menghabiskan banyak waktu membuat setumpuk laporan harian, laporan tersebut tidak berguna lagi. Poin penting pertama dari pelaporan otomatis FineReport adalah bahwa platform pembuat laporan terhubung langsung ke database. Dengan kata lain, FineReport membangun pusat data dengan dukungan database. Seluruh data produksi dapat dipusatkan ke dalam sistem, dikelola melalui paket data bisnis, dan diperbarui secara real time sesuai kolom yang ada di database. Saat ingin membuat laporan pekerjaan sehari-hari, Anda bisa langsung mengambil data dari database. Demikian pula, Anda juga dapat mengintegrasikan FineReport dengan sistem OA atau sistem ERP untuk mengekstrak dan menemukan data untuk pembuatan laporan kapan saja.

2. Pembuatan template laporan harian secara otomatis 

Setelah saya menyelesaikan masalah database, saya dapat membuat template untuk laporan kerja harian dan mingguan. Namun, untuk mengotomatiskan proses pembuatan laporan ini, saya hanya perlu membuat laporan harian satu kali dan menggunakannya sebagai template untuk laporan berikutnya, yang dapat dipakai langsung saat diperlukan. 

Untuk mencapai hal ini, saya dapat menyimpan template yang sudah selesai pada platform data dengan FineReport, dan mengambilnya langsung saat membuat laporan kerja harian. Hal ini sangat mengurangi waktu dan kompleksitas pembuatan laporan, menjadikan proses pengisian angka dan data ke dalam laporan harian yang sebelumnya membosankan dan rumit menjadi sesederhana mungkin. 

Implementasi fitur ini relatif sederhana. FineReport menggunakan pemfilteran parameter, di mana kolom waktu yang memerlukan pemfilteran dalam data harian dan mingguan diberi parameter, dan sel data terkait diberi kondisi filter. Ini menghasilkan template laporan tetap, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Anda dapat mendesain berbagai jenis template untuk supervisor laporan yang berbeda di FineReport, seperti template laporan harian untuk kantor pusat, template mingguan untuk berbagai cabang perusahaan, dan template berbeda untuk tim yang berbeda pula. Dengan mengatur hubungan penelusuran hingga detail antara template ini, kontrol dan manajemen hierarki atas data laporan perusahaan dapat dicapai, yang dapat diakses dengan mudah saat diperlukan. 

Selain itu, ketika membuat laporan pekerjaan sehari-hari, sering kali kita perlu menyertakan banyak data dan informasi kemajuan proyek. Pada tahap ini, angka sederhana dan membosankan tidak cukup untuk mencerminkan situasi data secara intuitif. Namun, dengan menggunakan dashboard dan fungsi visualisasi data FineReport, Anda dapat menggunakan berbagai jenis bagan dan grafik untuk mencerminkan kemajuan produksi, dan sekali lagi, Anda hanya perlu menggunakan template untuk mengisi angka.

Dengan template laporan harian, banyak orang yang masih bertanya-tanya: beberapa staf penjualan tidak ingin menggunakan sistem untuk memasukkan data dan lebih memilih menggunakan Excel untuk mengisi laporan. Bagaimana kita dapat mencapai otomatisasi laporan dalam kasus ini? 

Gampang. FineReport menyediakan berbagai cara untuk memastikan entri data. Ini mendukung pengisian template laporan dengan gaya tetap dan mengimpor data Excel secara langsung. 

Misalnya staf IT dapat mendesain template laporan berdasarkan kebutuhan tim penjualan, dan staf penjualan hanya perlu membuka template tersebut secara berkala untuk mengisi data. Alternatifnya, staf IT dapat merancang template yang diimpor berdasarkan Excel sheet tetap untuk tim penjualan. Setelah struktur tabel database dan template dirancang, staf penjualan dapat mengimpor data dari pekerjaan sehari-hari mereka di Excel hanya dengan satu klik.

3. Penerbitan laporan kerja harian secara otomatis 

Setelah mengisi template laporan harian, permasalahan selanjutnya yang saya hadapi adalah bagaimana mengotomatisasi proses penyerahan laporan. Umumnya, laporan harian di perusahaan diserahkan secara teratur. Namun, laporan tersebut harus diserahkan secara manual setiap saat. Jika terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, hal ini akan menghambat penyerahan laporan. 

Masalah ini dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan fungsi Pengelolaan Jadwal Tugas di FineReport, yang memungkinkan Anda menjadwalkan waktu penerbitan laporan yang telah selesai dan membebaskan diri Anda dari tugas berulang dalam penyerahan manual. Anda dapat dengan mudah dan cepat mengatur tugas seperti laporan harian, bulanan, dan triwulanan tanpa kerjaan tambahan.

Jika Anda seorang manajer yang menunggu orang lain mengirimkan laporan harian, FineReport dapat membantu Anda meringkas dan mengatur data secara otomatis. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuka ponsel dan melihat data yang Anda perlukan di dalam ponsel, kapan saja dan di mana saja. 

Jika Anda adalah seseorang yang perlu membuat laporan pekerjaan harian dan menyerahkannya setiap hari, Anda dapat memanfaatkan fitur pengelolaan jadwal tugas dan pemberitahuan FineReport untuk membuat laporan dan mengirimkan laporan harian dan mingguan ke supervisor terkait secara otomatis. 

Langkah utamanya meliputi pengaturan tugas terjadwal, dan server akan secara otomatis menyelesaikan tugas yang ditentukan pada waktu yang ditentukan, membuat file yang diperlukan, dan terakhir memberi tahu orang yang ingin melihat laporan melalui email, SMS, atau pemberitahuan pesan platform. Proses otomatis ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan yang membutuhkan analisis data dan pengambilan keputusan secara tepat waktu.

Pengertian Laporan Harian Menurut Para Ahli

J.C. Denyern: Laporan adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam format yang terorganisir untuk audiens tertentu dan dengan tujuan tertentu. Laporan harian biasanya mencakup kegiatan sehari-hari yang telah dilakukan oleh individu atau tim dan dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan dan pencapaian tugas-tugas tersebut.

Dr. Prajudi Atmosudirjo: Laporan adalah dokumen pendek, tajam, dan ringkas yang ditulis untuk tujuan dan khalayak tertentu. Laporan harian bertujuan untuk memberikan informasi terbaru tentang aktivitas harian yang dilakukan oleh seorang karyawan, termasuk masalah yang dihadapi dan solusi yang diusulkan, serta rencana untuk kegiatan berikutnya.

Alawiyah: Laporan merupakan informasi yang dibuat oleh seorang pejabat atau petugas untuk diberikan kepada pejabat atau petugas lain dalam suatu sistem administrasi. Dalam konteks laporan harian, informasi ini biasanya mencakup aktivitas yang telah diselesaikan, hasil yang dicapai, dan kendala yang ditemui selama hari kerja.

Mulyadi: Laporan adalah informasi akuntansi dalam bentuk hasil cetak dari komputer dengan data aslinya tersimpan di komputer. Laporan harian bisa berupa ringkasan aktivitas keuangan atau operasi harian yang mencakup data penjualan, pengeluaran, produksi, atau indikator kinerja lainnya yang relevan.

Keraf: Laporan adalah cara penulis atau pembuat laporan berkomunikasi dengan orang atau badan usaha yang bertanggung jawab untuk menerima laporan. Laporan harian digunakan sebagai alat komunikasi untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang aktivitas dan kemajuan yang terjadi dalam satu hari kerja.

Rama & Jones: Laporan adalah sekumpulan data yang telah disusun sedemikian rupa dalam format yang baik sehingga mudah dipahami. Laporan harian biasanya mencakup data dan informasi yang disajikan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi yang memberikan gambaran komprehensif tentang kegiatan harian.

Soegito: Laporan adalah suatu informasi yang sesuai dengan fakta dan didukung dengan data-data lengkap yang disusun secara terorganisir. Laporan harian memberikan rincian faktual tentang tugas-tugas yang telah diselesaikan dan memastikan bahwa data yang disampaikan adalah akurat dan dapat dipercaya.

Indah: Laporan adalah sebuah dokumen yang berisi informasi dalam bentuk narasi, grafik, atau tabel, yang disusun berulang dan teratur. Laporan harian memberikan informasi terkini tentang perkembangan tugas atau proyek dan membantu dalam pengambilan keputusan yang berdasarkan pada data yang akurat.

Setiap ahli memiliki pandangan yang sedikit berbeda, tetapi secara umum, laporan dianggap sebagai alat komunikasi yang penting untuk menyampaikan informasi secara jelas dan terstruktur.

Studi Kasus: Peningkatan Efisiensi Pelaporan dengan FineReport

Perusahaan: PT XYZ, sebuah perusahaan manufaktur yang memiliki lebih dari 500 karyawan dan beroperasi di beberapa lokasi.

Tantangan: Sebelum menggunakan FineReport, PT XYZ menghadapi tantangan dalam mengelola laporan harian. Proses pelaporan yang manual memakan waktu banyak dan sering kali mengalami kesalahan. Karyawan harus mengisi formulir fisik yang kemudian diteruskan ke bagian administrasi untuk diproses dan diterbitkan dalam bentuk laporan harian.

Solusi dengan FineReport:

• Otomatisasi Proses Pelaporan: Dengan menggunakan FineReport, PT XYZ dapat mengotomatisasi proses pelaporan harian. Data yang diinputkan oleh karyawan langsung dicatat dalam sistem dan dapat diakses oleh manajer untuk membuat laporan dalam waktu singkat.

• Visualisasi Data: FineReport menyediakan berbagai opsi visualisasi seperti grafik, diagram, dan tabel yang membantu manajer untuk memahami informasi dengan lebih mudah. Ini memungkinkan mereka untuk melihat tren dan pola dalam aktivitas harian tanpa harus membaca teks panjang.

• Template yang Dapat Disesuaikan: FineReport memungkinkan pengguna untuk membuat dan menyesuaikan template laporan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Ini memastikan bahwa laporan harian selalu konsisten dan mencakup semua informasi yang diperlukan.
• Data Real-Time: FineReport memungkinkan pembaruan data secara real-time, memastikan bahwa laporan selalu mutakhir. Dengan fitur ini, manajer dapat melihat informasi terkini tanpa harus menunggu pembaruan manual.
• Antarmuka yang Ramah Pengguna: Antarmuka yang intuitif dari FineReport memudahkan pengguna untuk membuat dan mengelola laporan tanpa memerlukan pengetahuan teknis yang luas. Pengguna dapat dengan mudah menambahkan, mengedit, dan menghapus data, serta mengatur tampilan laporan sesuai keinginan.

Hasil: Dengan menggunakan FineReport, PT XYZ berhasil meningkatkan efisiensi pelaporan harian sebesar 80%. Proses pelaporan yang sebelumnya memakan waktu 6 jam seminggu kini hanya memerlukan waktu 10 menit seminggu. Selain itu, laporan menjadi lebih impresif dan interaktif, memudahkan manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu.

Dengan FineReport, PT XYZ dapat fokus pada aktivitas utama mereka dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Ringkasan Tentang Laporan Harian

Terakhir, mari kembali ke laporan itu sendiri. Sebenarnya, bagi sebagian besar perusahaan, laporan perlu dibuat dan dipublikasikan secara berkala, yang berarti kita harus melakukan hal yang sama berulang kali untuk mendapatkan laporan yang diperlukan. Namun, cara menghasilkan laporan yang tidak efisien dan mahal ini sudah ketinggalan jaman. 

Sebaliknya, mengotomatiskan proses laporan harian tidak hanya dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan waktu tetapi juga merupakan persyaratan paling mendasar untuk pembangunan middleware data suatu perusahaan. Poin kuncinya masih pada tiga fungsi yang disebutkan di atas: 

Secara otomatis mengambil data dari database Secara otomatis menghasilkan dan menyinkronkan template laporan kerja harian Secara otomatis mengirimkan laporan harian yang terisi.

Di sisi lain, dari perspektif alat pembuat laporan, karena kami perlu menargetkan sebagian besar pengguna tingkat perusahaan, kami tidak dapat menggunakan bahasa pemrograman yang rumit. Namun alat pembuat laporan yang mudah digunakan seperti Excel memiliki terlalu banyak keterbatasan dalam hal laporan otomatis. 

Oleh karena itu, saran yang terbaik adalah menggunakan alat pembuat laporan seperti FineReport yang dapat mengemas semua fungsi ke dalam modul sehingga pengguna dapat dengan mudah mencapai apa yang mereka inginkan hanya dalam satu klik mouse. Hanya dengan cara inilah otomatisasi laporan harian dapat benar-benar tercapai.

Jadi, jika Anda bosan dengan kesibukan sehari-hari dalam membuat laporan manual, inilah saatnya mempertimbangkan solusi pelaporan otomatis. Sederhanakan proses pelaporan Anda, hemat waktu, dan tingkatkan efisiensi kerja Anda dengan FineReport. 

Bacaan Lainnya Tentang Pembuatan Laporan:

Pahami Laporan Finansial Dalam 10 Menit

Template Laporan Harian Gratis Untuk Mempercepat Pembuatan Laporan

Panduan Lengkap: Pembuatan Laporan Penjualan Harian

Cara Membuat Laporan Penjualan yang Efektif

Panduan Lengkap Pembuatan Laporan Keuangan Bulanan

5 Langkah Mudah Membuat Laporan Penjualan Produk

Cara Gampang Menyusun Laporan P5